S.W.A.T. und SWOT - So What?

Ein Teamworkshop. Eine Mission. Ein Volltreffer für deine Jahresstrategie.

SWOT – das klingt rein phonetisch wie diese Spezialeinheit. Nur mit dem Unterschied, dass ein O statt ein A steht. Aber SWOT mit O – Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats – ist etwas, das ein S.W.A.T Team besonders gut im Blick behalten muss. Denn es muss funktionieren. Immer. Im Einsatz kann es dann eigene Stärken einsetzen, um Chancen zu nutzen und den Risiken ausweichen, die aufgrund ihrer Schwächen bestehen.

Und genau das führt uns zur Jahresstrategie: Schließlich ist SWOT in erster Linie ein analytisches Framework. Es geht darum, herauszufinden, welche Schwächen, Stärken, Risiken und Chancen in einem Vorhaben stecken. Aber eine Strategie allein gewinnt keinen Einsatz.

Wer von euch hat die SWOT-Methode schon mal für die Team-Zusammenarbeit angewendet? Und wieso sollte ein Team-SWOT-Workshop im Zusammenhang mit einer Jahresstrategie von großer Bedeutung sein?

Stellen wir uns vor, ihr habt eure Strategie, z.B. mithilfe der Kopfstand-Methode, aufgestellt, und für alle sichtbar an der Wand des Büros platziert oder auf der Startseite von Confluence, dem Intranet, wo auch immer euer Go-To-Place ist. Wer sorgt nun für die Umsetzung?

Das sind doch all die Teams, die das ganze Jahr daran arbeiten werden. Und wenn diese Teams keine gemeinsame Ausrichtung haben, dann vergilbt eure Vision im wahrsten Sinne des Wortes. Denn das, was ihr intern an Energie aufwenden solltet, um eure Strategie zu verwirklichen, heizt ihr zum Fenster hinaus, weil Teams sich in Konflikten verstricken, Zeit mit unnützer Kommunikation verschwenden oder unterschiedliche Ziele verfolgen. Das ist wie ein S.W.A.T. Team, das am Einsatzort erstmal verhandeln muss, wer welche Rolle spielt.

Mit diesen Fragen bringst du deinen SWOT-Team-Workshop in Schwung

Deshalb tut ihr gut daran, eure Teams aufeinander einzuschwören. Ihr könnt aus einer Vielzahl an Tools auswählen. Die SWOT-Methode ist für Teams deshalb so charmant, weil sie nicht nur erstaunlich klar und einfach die Schmerzpunkte im Team visualisiert. Sie geht auch unglaublich schnell. In nur 2-3 Stunden habt ihr erreicht, was sonst Wochen dauern würde. Aber nur, wenn ihr die Ergebnisse nicht verpuffen lasst. Dazu unten mehr 👇.

Wie das in der Praxis aussieht, durfte ich mit einem Team erleben, das direkt aus einem Marvel-Film entsprungen sein könnte...

Superkräfte, Egos und die Frage: Schaffen wir die gemeinsame Mission?

Erinnerst du dich an das Team aus dem letzten Artikel? Das Team, das Schwierigkeiten mit dem Go-Live hatte? Stellen wir uns dieses Team als eine Einheit vor, die aus unterschiedlichen Persönlichkeiten besteht:

• Eine Mystique, die sich immer anpasst

• Ein Black Panther mit übermenschlichen Fähigkeiten

• Eine Rogue, die sich der Fähigkeiten der anderen bedient

• Ein von Selbstzweifeln getriebener Spiderman

• Ein Hulk, der sich einfach durchsetzen will

⚠️ Dieses Team ist natürlich völlig frei erdacht und hat keine Ähnlichkeiten mit einem echten Team. Was dieses Team gut kann:

• Viele Vorschläge übereinanderwerfen, wie sie noch besser, noch perfekter, noch schneller ans Ziel kommen

• Nicht loslaufen

Warum?

Weil das Team es nicht schafft, von den gegenseitigen Stärken Gebrauch zu machen, mit den Schwächen umzugehen, die Risiken anzusprechen und die Chancen zu nutzen.

Denn jede Schwäche kann eine Stärke sein - und umgekehrt! Ein schüchterner Peter Parker, zum Beispiel, der sich meistens zurückhält, weil er denkt, die anderen wüssten es eh besser, könnte im richtigen Moment den richtigen Einwand haben, wenn ihm die anderen nur Raum geben würden, sich zu äußern. Und ein vorschneller Hulk, der gern viel kaputt macht, ist vielleicht genau der, den wir brauchen, um die Blockade zu lösen, vor der wir stehen.

Ein Team, das sich ernsthaft mit den individuellen SWOTs auseinandersetzt, diese dann auf das Team anwendet und herausfindet, welche Team-SWOTs es hat, wird:

• Schneller Lösungen finden, die nachhaltig wirken

• In Konflikten zusammenhalten

• Gemeinsam in eine Richtung gehen

Dieses Team ist nicht perfekt. Aber es agiert bewusst.

Wie funktioniert die SWOT Methode für Teams?

Die Umsetzung ist wirklich einfach und kann sofort eingesetzt werden.

Gib jeder Person aus dem Team ein A4 Blatt mit dem SWOT Quadranten. Unten steht dir dafür ein Download ⤓ bereit. Lass alle einzeln für ca. 10 Minuten ihre jeweiligen Stärken, Schwächen, Gefahren und Möglichkeiten aufschreiben. Dabei können dir diese Fragen weiterhelfen:

S für Strength:

• Worin bist du wirklich gut (insgesamt)?

• Was machst du am allerliebsten?

• Worin hast du am meisten Erfolg?

W für Weaknesses:

• Wobei brauchst du Unterstützung?

• Wo kommst du nie voran?

• Welche Bereiche in deiner Arbeit gefallen dir überhaupt nicht?

O für Opportunities:

• Welche Potentiale hast du, die du im Team noch nicht einsetzt?

• Wofür interessierst du dich, über das Team hinaus?

• Was macht dich als Person aus, das andere oft übersehen?

T für Threats:

• Was sollten andere über dich wissen, wenn sie mit dir arbeiten?

• Wo ziehst du deine Grenzen?

• Wovor hast du am meisten Angst?

Damit du nicht lange suchen musst: Hier eine Kurzübersicht des SWOT Team-Workshops

Nachdem alle sich individuell Gedanken zu diesen Fragen gemacht haben, gibst du ihnen Zeit, sich zu zweit intensiv darüber auszutauschen, z.B. eine halbe Stunde. Lass die Leute richtig ins Gespräch kommen. Sie müssen erstmal warm werden, weil niemand gern über eigene Schwächen spricht. Gerade deshalb ist es aber so wichtig!

Hier die konkrete Aufgabenstellung:

• Tauscht euch zu euren individuellen SWOTs aus

• Übertragt die Erkenntnisse auf das Team: Was sind unsere Stärken? Wo gibt es Lernbedarf?

Danach kommt ihr wieder im Team zusammen und stellt die Ergebnisse vor. Wichtig ist dabei: Arbeitet mit Post-Its in einem großen Quadranten, den ihr an die Wand malt. So sind die Zwischen-Ergebnisse für alle sichtbar. Plant Zeit dafür ein, die Gemeinsamkeiten ggf. zu clustern.

Zum Schluss solltet ihr konkrete Maßnahmen erarbeiten:

• Welche Stärken im Team können helfen, die Risiken zu bewältigen? Welchen Risiken ist unser Team wegen seiner Schwächen ausgesetzt?

• Was machen wir mit dieser Erkenntnis? Worauf müssen wir zukünftig vermehrt achten?

• Wie können wir uns gegenseitig besser unterstützen?

• Welche eine Möglichkeit sollten wir in den nächsten Wochen besser nutzen?

• Welche konkreten ToDos nehmen wir in die nächste Woche mit?

Das Tolle bei einem SWOT-Workshop: Auch ohne lange ToDo-Liste profitiert das Team automatisch von diesem intensiven Austausch. Um die Wirkung nachhaltig in die tägliche Arbeit zu übertragen, solltet ihr entweder Team-Regeln aufstellen, erweitern oder anpassen oder konkrete Maßnahmen ergreifen, die dem Team helfen, die erarbeiteten Themen wirklich anzugehen.

Ein Hinweis: Wenn ihr ein Team SWOT durchführt, solltet ihr das Team nicht am nächsten Tag neu zusammenwürfeln. Sprecht euch deshalb intern gut ab. Team Workshops sind nur zielführend, wenn die gleichen Leute eine längere Zeit miteinander arbeiten. Hier müssen also die unterschiedlichen Ebenen in eurer Organisation gut zusammenarbeiten!

Tipps für die Durchführung

1. Die oberste Regel (für alle Workshops): Die Vegas-Regel - Was in Vegas besprochen wird, bleibt in Vegas. Heißt: Alles, was ihr heute miteinander teilt, wird nicht an andere weitergegeben. —> Dies ist absolut wichtig, um den Rahmen für psychologische Sicherheit zu geben. Nur so fühlen sich die Teilnehmenden frei, sich zu öffnen.

2. Stelle klar, dass es für das Team sehr wichtig ist, wenn alle offen und ehrlich miteinander sind. Gleichzeitig darf jede/r für sich entscheiden, was sie bereit sind zu teilen und was nicht. Niemand muss sich “entblößen”.

3. Respekt: Wir behandeln alles, was gesagt wird, mit absolutem Respekt. In einem SWOT-Workshop machen sich Menschen verletzlich. Dies müssen wir honorieren.

4. Nimm dir Zeit für ein längeres Check-Out. Gib dem Team die Möglichkeit, den Workshop zu reflektieren und Feedback zu geben.

Ganz wichtig: Kommt nach gegebener Zeit auf die Ergebnisse zurück! Nehmt euch gegenseitig in die Pflicht, auch wirklich an dem zu arbeiten, was ihr besprochen haben. Achtet darauf, nicht in alte Muster zurückzukehren. Wenn das passiert, erinnert euch gegenseitig an den SWOT-Workshop.

Wenn eure Teams das schaffen, dann steht der Umsetzung eurer Jahresstrategie nichts mehr im Weg. Denn dann spielen sie ihre Schwächen nicht gegeneinander aus, sondern nutzen ihre Superkräfte für das gemeinsame Ziel.

Und jetzt zu dir:

Welche Erfahrung hast du mit Team-SWOT gemacht? Und welche andere Methode steht bei dir auf der Besten-Liste?

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Bereit für den Einsatz? Lade dir hier das Team-SWOT-Kit herunter – inklusive Quadranten-Vorlage und Zeitplan für deine Moderation.

Nächste Woche schauen wir uns an, was wir tun können, wenn doch mal was schief geht. Aber Vorsicht: Wir tauchen tief ab bis zu den Wurzeln.